Mitarbeiter und Mitarbeiter-Vorschlag

Die Mitarbeiter-Komponente (Mitarbeiter hinzufügen bzw. Mitarbeiter-Vorschläge verwalten) findet sich an allen Stellen des Profils einer Person, an welchen Personen in ihrer Funktion als Mitarbeiter einer Akte zugeordnet werden sollen. Dies ist an folgenden Stellen der Fall:

• in der Doktorandenakte:
  • als Betreuer,
  • als Gutachter
  • als Kommissionsmitglied der Prüfungskommission
  • als Prüfer einer Prüfung
• in der Akte der GA-Mitgliedschaft:
  • als Mitarbeiter des Betreuer-Teams
• in der PostDoc-Akte:
  • als betreuender Professor

Durch die Zuordnung einer Person als Mitarbeiter zu einem der oben genannten Kontexte kann auf die für diese Person hinterlegten Daten (wie zum Beispiel die Mitarbeiter-Adressdaten) für die Verwaltung der Promotion des Doktoranden zurückgegriffen werden. Benötigt werden diese Daten zum Beispiel

• zur Erstellung von Anschreiben an Gutachter, Prüfer, ... aus Dokumentenvorlagen
• zur Erstellung von Anträgen
• zur Erstellung von Berichten aus Exportvorlagen

Mitarbeiter hinzufügen

Mitarbeiter können von berechtigten Nutzern in der jeweiligen Akte über die Mitarbeiterkomponente dem jeweiligen Kontext (Betreuer, Gutachten, ...) zugeordnet werden (siehe dazu unter Mitarbeiter zuordnen). 

Folge

• Der Mitarbeiter wird im jeweiligen Kontext der Akte aufgelistet.
• Die für diesen Mitarbeiter hinterlegten Daten können für die Erstellung von Dokumenten aus Dokumentenvorlagen sowie von Berichten aus Eportvorlagen, die im Zusammenhang mit diesem Nutzer-Profil erstellt werden, herangezogen werden.
• Der Mitarbeiter erhält die seinem Nutzertyp entsprechenden Zugriffsrechte auf die Akte des betreffenden Nutzerprofils.

Zuordnung bearbeiten

Die Zuordnung von Mitarbeitern, die über die Mitarbeiterkomponente einem Kontext (Betreuer, Gutachten, ...) zugeordnet worden sind, kann bearbeitet werden (siehe dazu unter Mitarbeiter zuordnen). 

Mitarbeiter entfernen

Über die Mitarbeiterkomponente einer Akte zugeordnete Mitarbeiter können aus dieser Akte entfernt werden.

Bitte beachten Sie:

Mitarbeiter-Vorschlag

Sind Ihrer Anwendung Anträge hinterlegt, in welchen Personen in ihrer Funktion als Betreuer, Gutachter, Prüfer, ... abgefragt werden, sind diese als Freitext-Felder angelegt. Die Einträge werden dann im entsprechenden Kontext des Nutzerprofils als Mitarbeiter-Vorschläge gespeichert und müssen dort von berechtigten Sachbearbeitern einem im System strukturiert angelegten Mitarbeiter zugeordnet werden.

Mitarbeiter-Vorschläge zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sie sind farblich hervorgehoben
• Alle abgefragten Angaben (Name, Einrichtung, Rolle) werden angezeigt.

Ergebnis übernehmen

Die im Kontext einer Akte angezeigten Mitarbeiter-Vorschläge müssen von berechtigten Sachbearbeitern mit einem im System erfassten Mitarbeiter verknüpft werden, damit sie für die vom System vorgesehenen Funktionalitäten (Berechtigungen, Dokumentenvorlagen, Exportvorlagen, ...) herangezogen werden können. Sind in der Datenbank des Systems Mitarbeiter angelegt, die dem Vorschlag des Antragstellers weitestgehend entsprechen, werden diese aufgelistet und können ggf. über den "Ergebnis übernehmen"-Link direkt in den jeweiligen Kontext übernommen werden. 

Folge

• Der Mitarbeiter wird im jeweiligen Kontext der Akte aufgelistet und ersetzt UNWIDERRUFLICH den Mitarbeiter-Vorschlag des Antragstellers.
• Die für diesen Mitarbeiter hinterlegten Daten können für die Erstellung von Dokumenten aus Dokumentenvorlagen sowie von Berichten aus Exportvorlagen, die im Zusammenhang mit diesem Nutzer-Profil erstellt werden, herangezogen werden.
• Der Mitarbeiter erhält die seinem Nutzertyp entsprechenden Zugriffsrechte auf die Akte des betreffenden Nutzerprofils.

Anderen Mitarbeiter auswählen

Entspricht keiner der vom System gefundenen Datensätze dem Vorschlag des Antragstellers, hat der berechtigte Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterverzeichnis auszuwählen (siehe dazu unter Mitarbeiter zuordnen). 

Folge

• Der Mitarbeiter wird im jeweiligen Kontext der Akte aufgelistet und ersetzt unwiderruflich den Mitarbeiter-Vorschlag des Antragstellers.
• Die für diesen Mitarbeiter hinterlegten Daten können für die Erstellung von Dokumenten aus Dokumentenvorlagen sowie von Berichten aus Eportvorlagen, die im Zusammenhang mit diesem Nutzer-Profil erstellt werden, herangezogen werden.
• Der Mitarbeiter erhält die seinem Nutzertyp entsprechenden Zugriffsrechte auf die Akte des betreffenden Nutzerprofils.