Angaben zur Aktion bearbeiten
Aktion
Ist das Feld "E-Mail wird versendet" angeklickt, wird, sobald das Ereignis eintritt, die für diese Ereignisvorlage erstellte E-Mail (siehe unter Nachricht bearbeiten) an die für die Ereignisvorlage festgelegten Empfänger (siehe unter Empfänger hinzufügen) versendet.
Ist das Feld "Aufgabe" angeklickt, wird, sobald das Ereignis eintritt, eine Aufgabe (siehe unter Aufgaben (aktenbezogen)) mit dem für die Ereignisvorlage erstellten Nachrichtentext (siehe unter Nachricht bearbeiten) in den Profilen der für diese Ereignisvorlage festgelegten Empfänger (siehe unter Empfänger hinzufügen) angelegt.
Es wird für JEDEN Empfänger eine Aufgabe mit einer Freigabe für genau diesen Empfänger angelegt.
Ist das Feld "Gruppenaufgabe" angeklickt, wird, sobald das Ereignis eintritt, eine Aufgabe (siehe unter Aufgaben (aktenbezogen)) mit dem für die Ereignisvorlage erstellten Nachrichtentext (siehe unter Nachricht bearbeiten) in den Profilen der für diese Ereignisvorlage festgelegten Empfänger (siehe unter Empfänger hinzufügen) angelegt.
Es wird EINE Aufgabe angelegt, für die alle Empfänger dieser Ereignisvorlage eine Freigabe erhalten.
Frühester/spätester Zeitpunkt der Aktion
Hier wird der Zeitpunkt festgelegt, zu welchem die ausgewählte Aktion frühestens bzw. spätestens ausgeführt werden soll.
Der Zeitpunkt, zu welchem die Aktion ausgelöst wird, wird in Abhängigkeit zum auslösenden Ereignis berechnet (siehe unter Ereignisvorlage hinzufügen/bearbeiten). Dieser Zeitpunkt kann
- eine bestimmte Zeit vor dem auslösenden Ereignis liegen (z. B. als Erinnerung vor Ablauf einer Frist > Zwei Wochen vor Ablauf der Frist zur Erstellung eines Gutachtens wird der Gutachter per E-Mail informiert)
- genau zum Zeipunkt des auslösenden Ereignisses liegen (z.B. zur Erstellung einer Aufgabe bei Eintrag eines Datums > Bei Eintrag des Abgabedatums der Dissertation wird der Gutachter per E-Mail informiert und eine Aufgabe zur Erstellung eines Gutachtens angelegt)
- oder eine bestimmte Zeit nach dem auslösenden Ereignis liegen (z. B. als Erinnerung nach Ablauf einer Frist > Zwei Wochen nach Ablauf der Frist zur Erstellung eines Gutachtens wird der Gutachter per E-Mail an die Abgabe seines Gutachtens erinnert)
Handelt es sich bei dem auslösenden Ereignis um ein Nutzer-Ereignis - also um eine durch einen Nutzer in einer Akte vorgenommene Änderung (Beispiel: Assistent "Antrag auf Annahme" wird fertiggestellt) - , wird die Aktion genau zum Zeitpunkt der Änderung ausgelöst. In diesem Fall sind die Felder zur Konfiguration des frühesten/spätesten Zeitpunkts ausgeblendet.