Berechtigung
Jeder Nutzer ist individuell zur Nutzung der Anwendung berechtigt, d. h. er ist jeweils entsprechend seiner Berechtigung zur Einsicht und zum Bearbeiten der verschiedenen Bereiche von Docata berechtigt. Die Berechtigung eines Nutzers hängt von verschiedenen Faktoren ab:
Berechtigungen als anonymer Nutzer
Die Berechtigung als anonymer - also als nicht registrierter - Nutzer betrifft nur wenige Bereiche der Anwendung. Dazu gehören beispielsweise die öffentliche Startseite, der Login-Bereich, der Bereich der Registrierung sowie die Impressum-Seite. Diese Bereiche können von allen Nutzern ohne Einschränkung eingesehen und genutzt werden.
Berechtigung registrierter Nutzer
Durch die Registrierung erhält der Nutzer Zutritt zum internen Bereich der Anwendung. Zum registrierten Nutzer kann eine Person entweder durch die Selbstregistrierung werden, oder dadurch dass diese Person von einem berechtigten Nutzer angelegt wird (siehe unter Person anlegen) und von diesem einen Benutzeraccount erhält (siehe unter Nutzerkonten).
Welche Berechtigungen der Nutzer im internen Bereich der Anwendung hat, hängt davon ab, welchem/ welchen Nutzertyp/en der betreffende Nutzer zugeordnet ist. Ein Nutzer kann dabei einem oder mehreren Nutzertypen zugeordnet sein. Dabei kann es sich um implizite oder um explizite Nutzertypen handeln.
Implizite Nutzertypen
Ein Nutzer erhält die Berechtigungen eines impliziten Nutzertyps durch eine Aktion in der Anwendung. Dies betrifft folgende Aktionen:
- Berechtigung als Doktorand: Durch das Anlegen einer Doktoranden-Akte im Profil des Nutzers, erhält dieser Nutzer die Berechtigung des Nutzertyps "Doktorand".
- Berechtigung als PostDoc: Durch das Anlegen einer PostDoc-Akte im Profil des Nutzers, erhält dieser Nutzer die Berechtigung des Nutzertyps "PostDoc".
- Berechtigung als GA-Mitglied: Durch das Anlegen einer GA-Mitglieds-Akte im Profil des Nutzers, erhält dieser Nutzer die Berechtigung des Nutzertyps "Graduiertenakademie-Mitglied".
- Berechtigung als Alumnus: Durch das Anlegen einer Alumni-Akte im Profil des Nutzers, erhält dieser Nutzer die Berechtigung des Nutzertyps "Alumni".
- Durch die Zuordnung eines Mitarbeiters in der Rolle eines Betreuers, Gutachters, Prüfers und/oder Kommissionsmitglieds zu einer der Akten einer Person (siehe dazu unter Mitarbeiter und Mitarbeiter-Vorschlag), erhält dieser Mitarbeiter die jeweilige Berechtigung als Betreuer, Gutachter, Prüfer und/oder Kommissionsmitglied.
Welche Berechtigungen die verschiedenen impliziten Nutzertypen haben, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Nutzertyps ab (siehe dazu in der Rechteverwaltung im Administrationsbereich).
Explizite Nutzertypen
Ein Nutzer erhält die Berechtigung eines expliziten Nutzertypen durch die Zuordnung eines expliziten Nutzertyps im persönlichen Profil dieses Nutzers (siehe dazu unter Nutzertypen einer Person).
Welche Nutzertypen zur Auswahl stehen und welche Berechtigungen die jeweiligen expliziten Nutzertypen haben, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Nutzertyps ab (siehe dazu in der Rechteverwaltung im Administrationsbereich).
Vertretung
Ein Nutzer kann die Berechtigungen eines anderen Nutzers für einen bestimmten Zeitraums im Sinne einer Vertretung - etwa als Urlaubsvertretung - übertragen bekommen. Dabei erhält die Vertretung sowohl die impliziten als auch die expliziten Berechtigungen der zu vertretenden Person.
Freigaben
In verschiedenen Bereichen der Akte ist die Berechtigung zur Einsicht und zum Bearbeiten zusätzlich über Freigaben geregelt. Dies betrifft folgende Bereiche:
- Wiedervorlagen
- Dokumente
- Dokumentenvorlagen
- Exportvorlagen
- Berichtsvorlagen
Beim Anlegen von Einträgen in diesen Bereichen (also beispielsweise beim Anlegen einer Wiedervorlage, eines Dokuments, ...) beschränkt sich das Recht zur Einsicht und zum Bearbeiten eines solchen Eintrags standardmäßig, auf die Person, welche diesen Eintrag angelegt hat. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einzelne Personen oder Personengruppen über Freigaben zur Einsicht und zum Bearbeiten dieses Eintrags zu berechtigen.
Bitte beachten Sie: Diese Freigabe greift nur, wenn diese Personen auch aufgrund Ihrer Zugehörigkeit zu einem der oben genannten impliziten oder expliziten Nutzertypen prinzipiell dazu berechtigt ist, den betreffenden Bereich bzw. den betreffenen Eintrag zu sehen/zu bearbeiten.