Personenverzeichnis

Allgemeines

Über das Personenverzeichnis können Personen gesucht und aufgerufen werden. Suchanfragen können gespeichert, exportiert oder für den Versand von Nachrichten verwendet werden. Darüber hinaus können über das Personenverzeichnis neue Personen angelegt werden.

Personengruppen-Filter

Im Personenverzeichnis werden standardmäßig alle Personen aufgelistet, zu deren Einsicht der Nutzer berechtigt ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, über Schnellfilter die Ansicht der Personen auf eine bestimmte Personengruppe einzuschränken. 

Folgende Schnellfilter stehen zur Verfügung:

  • Alle Personen
  • Doktoranden
  • PostDocs
  • Graduiertenakademie-Mitglieder (=GA-Mitglieder)

  • Alumni

  • Mitarbeiter
  • Persönliche Suchanfragen: Dieser Ordner wird angezeigt, wenn eine Ihrer Suchanfragen als Favorit gespeichert ist (siehe dazu unter Suchanfrage speichern/bearbeiten).   

Bitte beachten Sie:

  • Für jeden Schnellfilter werden in den Tabellen die dazu korrespondierenden Daten angezeigt.
  • Nicht alle Nutzer sind dazu berechtigt, alle Schnellfilter zu sehen.
  • Wurden für eine Person in einem Aktenbereich (Doktoranden, PostDocs, GA-Mitglieder, Alumni, Mitarbeiter) zwei oder mehrere Akten angelegt (also beispielsweise zwei Mitarbeiterakten, werden diese unter dem entsprechenden Schnellfilter (hier also z.B. unter dem Filter der Mitabreiter) in einer eigenen Zeile aufgeführt. 

Einfache Suche

Als berechtigter Nutzer können Sie anhand verschiedener Kriterien eine in Docata angelegte Person finden, um deren Profil - je nach Berechtigung - einzusehen oder zu bearbeiten. Im Eingabefeld der Suche muss das gewünschte Suchkriterium eingegeben werden. In der Regel passt sich die Ergebnisliste dabei automatisch an den Eintrag im Suchfeld an. Sollte dies aus technischen Gründen jedoch nicht der Fall sein, kann die Suche jederzeit über den Suchen-Button aktiviert werden.

Bitte beachten Sie: Ist die Liste der Personen bereits durch Suchkriterien der erweiterten Suche (s.u.) reduziert, bezieht sich die einfache Suche ausschließlich auf die reduzierte Ergebnisliste.

Erweiterte Suche 

Angelegte Personen können über die erweiterte Suchfunktion gesucht werden (siehe dazu detailliert unter Erweiterte Suche).

Einzelne Suchkriterien löschen

Wurde bereits eine erweiterte Suche durchgeführt, finden sich die betreffenden Suchkriterien im Suchbereich des Personenverzeichnisses aufgeführt. Über das jedem Kriterium beigefügte Löschen-Icon kann das Kriterium aus der erweiterten Suche entfernt werden.

Folge: Die Ergebnisliste des Personenverzeichnisses wird entsprechend der Änderung angepasst.

Neue Suche

Wurde bereits eine erweiterte Suche über das Personenverzeichnis durchgeführt, kann durch eine neue Suche das Ergebnis der alten Suche überschrieben werden. Im Gegensatz zu der Aktion "Suchkriterien ändern" (s.u.) sind bei der neuen Suche die zuvor ausgewählten Suchkriterien nicht mehr gespeichert. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn die neue Suche deutlich andere Suchkriterien verlangt als die zuvor durchgeführte. Zum Anlegen von Suchkriterien siehe unter Erweiterte Suche.

Suchkriterien ändern

Wurde bereits eine erweiterte Suche über das Personenverzeichnis durchgeführt, kann mithilfe der "Suchkriterien ändern"-Funktion die Suche geändert werden. Im Gegensatz zu der Funktion "Neue Suche" (s.o.) bleiben dabei die zuvor ausgewählten Suchkriterien gespeichert. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn nur einzelne Kriterien der Suche geändert werden sollen. Zum Anlegen von Suchkriterien siehe unter Erweiterte Suche.

Folge: Die Ergebnisliste des Personenverzeichnisses wird entsprechend der Änderung angepasst.

Suchanfrage speichern

Soll eine Suche zu einem späteren Zeitpunkt mit den selben Suchkriterien erneut durchgeführt werden, kann diese als Suchanfrage gespeichert werden (siehe dazu unter Suchanfrage speichern/bearbeiten).

Suche zurücksetzen

Wurde bereits eine Suche durchgeführt, kann die Suche über den "Suche zurücksetzen"-Link rückgängig gemacht werden. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Suchanfrage nicht gespeichert haben (siehe unter Suchanfrage speichern/bearbeiten) geht diese Suchkonfiguration unwiderruflich verloren.

Person anlegen

Berechtigte Nutzer haben die Möglichkeit, Personen neu im System anzulegen (siehe dazu detaillierter unter Person anlegen)

Folge:

  • Es wird im System ein Profil für diese Person angelegt.
  • Sie werden zur Homepage dieses Profils weitergeleitet und können von hier aus das Profil der Person bearbeiten (siehe dazu unter Mein Profil / Profil einer Person).

Nachricht versenden

Über das Personenverzeichnis können Nachrichten an die aufgelisteten Personen verschickt werden:

  • mit dem über der Liste angeordneten "Nachricht versenden"-Link kann die Nachricht als Gruppen-Mail versandt werden.
  • über das jeder aufgelisteten Person zugeordnete "Nachricht versenden"-Icon kann die Nachricht als Einzel-Mail an die betreffende Person versandt werden.

Zum Nachrichtenversand siehe detaillierter unter Nachricht versenden.

Personen exportieren

Berechtigte Mitarbeiter haben im Administrationsbereich die Möglichkeit, Export-Vorlagen anzulegen (siehe dazu unter Exportvorlagen), mit deren Hilfe über das Personenverzeichnis Tabellen erstellt werden können. 

Exportiert werden dabei immer die Daten der Personen, die in der Liste der Personen aufgeführt sind, d. h. wurde die Liste beispielsweise durch die Suche (s.o) eingeschränkt, werden nur die Daten der Personen ausgegeben, die sich aus dieser Einschränkung ergeben.

Welche Daten je Person ausgegeben werden, hängt dabei von der Konfiguration der Exportvorlage ab (siehe dazu unter Exportvorlagen).

Zur Funktionsweise des Export-Assistenten siehe unter Export.