Datenschutzerklärung Docfile

In dem Programm „Docfile“ zur Promovierendenerfassung und -verwaltung an der Universität zu Köln werden personenbezogene Daten erhoben und ausschließlich zur administrativen Abwicklung sowie zur Kommunikation und Information bezüglich der individuellen Promotion genutzt. Zu der Promovierendenverwaltung gehören neben der Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Promotionsverfahrens und dauerhaften Dokumentation der Eckpunkte auch ggf. die Berücksichtigung besonderer Umstände des Einzelfalls (z. B. besondere gesundheitliche oder familiäre Situationen) sowie interne und externe Berichtspflichten über das Promotionswesen (z. B. nach dem Hochschulstatistikgesetz).

Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind die Universität zu Köln (Körperschaft öffentlichen Rechts, vertreten durch den Rektor, Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln) und die jeweiligen Promotionsausschüsse in den einzelnen Fakultäten. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten: Datenschutzbeauftragter der Universität zu Köln, Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln, E-Mail: dsb(at)verw.uni-koeln.de.

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt lediglich in anonymisierter Form im Rahmen gesetzlicher Vorgaben (z. B. Hochschulstatistikgesetz).

Pflichtangaben sind entsprechend mit einem * gekennzeichnet. Rechtsgrundlagen hierfür sind

• Erforderlichkeit zur gesetzlichen Aufgabenerfüllung: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 48 Abs. 1 Hochschulgesetz (HG) NRW i.V.m. § 6 Abs. 3 Einschreibungsordnung der Universität zu Köln (bzw., falls die Einschreibungsordnung nicht anwendbar ist, i.V.m der jeweiligen Promotionsordnung)
• Rechtliche Verpflichtung der Universität: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst c DSGVO i.V.m. §§ 4 und 5 Hochschulstatistikgesetz (HStatG) bzw. i.V.m. § 4 Archivgesetz (ArchivG) NRW.

Manche Angaben sind freiwillig, d. h. Sie müssen die Felder nicht ausfüllen. Bei diesen Feldern fehlt das *. Rechtsgrundlage hierfür ist

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO, falls besonders sensible personenbezogene Daten betroffen sind auch Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf entsprechend gesicherten Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität zu Köln (RRZK). Durch technischen Support im Rahmen der Auftragsverarbeitung kann die dienstleistende Softwarefirma Divinus Soft, Jena (Leutragraben 1, 07743 Jena), ggf. auf personenbezogene Daten zugreifen (der Dienstleister gilt damit als Empfänger im Sinne der DSGVO). Möglicherweise werden die Daten nach Ablauf der Speicherfrist aufgrund gesetzlicher Verpflichtung dem nach dem ArchivG NRW zuständigen Universitätsarchiv zur dauerhaften archivarischen Sicherung übergeben.

Sie sind zur Bereitstellung der oben genannten Daten verpflichtet, soweit es sich um Pflichtangaben (mit *) handelt. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten hat in Zukunft zur Folge, dass Ihr Promotionsvorhaben an der Universität zu Köln nicht ordnungsgemäß administrierbar und durchführbar ist. Freiwillige Angaben (ohne *) müssen Sie nicht angeben; dann können diese Angaben auch nicht zu Ihren Gunsten berücksichtigt werden.

Der Originaldatensatz wird für fünf Jahre nach Verleihung des Doktorgrades gespeichert, im Fall des Abbruchs des Promotionsstudiums für drei Jahre nach Abbruch. Zu Nachweis- und Statistikzwecken werden die wichtigsten Angaben zum Promotionsverfahren je nach Promotionsordnung (diese ist hier vorrangig) für bis zu 50 Jahre gespeichert. Sofern die Daten danach vom zuständigen Archiv übernommen werden, werden sie dort dauerhaft gespeichert, ansonsten werden sie gelöscht.

Auf die Rechte der betroffenen Person gemäß den Art. 12 ff. DSGVO, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Widerspruch oder Einschränkung der Verarbeitung, wird hingewiesen. Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt aber nur in die Zukunft, d. h. die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt rechtmäßig. Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Promotionsausschuss. Ihr Recht auf Beschwerde können Sie bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf) ausüben.