Dokumentenvorlage hinzufügen/bearbeiten
Bezeichnung
Die Bezeichnung sollte innerhalb der Einrichtung einheitlich verwendet werden.
Kontext
Mit der Auswahl des Kontexts wird festgelegt, in welchem Kontext die Vorlage zum Erstellen eines Dokuments zur Verfügung steht.
Dies bedeutet einerseits, dass die Vorlage in genau diesem Kontext zur Auswahl zur Verfügung steht.
Beispiel: Wird eine Vorlage in dem Kontext Gutachter angelegt, steht diese Vorlage in der Doktorandenakte auf der Seite der Gutachter (Promotionsdetails > Gutachten / Prüfungen > Gutachten) unter dem Download-Link zur Verfügung und kann zur Erstellung des entsprechenden Dokuments verwendet werden (siehe dazu unter Downloads).
Andererseits bedeutet es, dass das System bei der Erstellung des Dokuments aus der Vorlage Zugriff auf die Daten dieses Bereich hat.
Beispiel: In der Vorlage für einen Brief an einen Gutachter hat das System nur dann Zugriff auf die Anschrift genau dieses Gutachters, wenn die Vorlage im Kontext Gutachter angelegt ist und im Kontext dieses Gutachters ausgefüllt wird.
Folgende Kontexte stehen zur Verfügung:
- Alumni
- Betreuer
- Doktorand
- GP-Mitglied
- Gutachter
- Kommissionsmitglied
- Mitarbeiter
- Person
- PostDoc
- Prüfer
- Veranstaltungsteilnehmer
Dokumententyp
Die Auswahl des Dokumtententyps wird in den Aktenbereichen in der Liste der Dokumente angezeigt und erleichtert die Suche nach Dokumenten bzw. Dokumentengruppen. Die Auswahlliste der Dokumententypen kann von berechtigten Nutzern im Administrationsbereich unter Dokumententypen verwaltet werden.
Word-Vorlage
Um aus einer Dokumentenvorlage ein Dokument erstellen zu können, muss dieser Vorlage eine Word-Vorlage hinterlegt sein, die dem zu erstellenden Dokument entspricht, die aber an den variablen Stellen Platzhalter vorgesehen hat. Zur Funktionsweise von Platzhaltern wenden Sie sich bitte an Ihren fachlichen Administrator.